Déclaration de confidentialité

1. Généralités

En matière de protection des données, la Fondation de prévoyance Epargne 3 de la Zürcher Kantonalbank et la Fondation de libre passage de la Zürcher Kantonalbank (ci-après les «Fondations ») s’engagent également en faveur d’une gestion ouverte, transparente et conviviale pour le client. Par « données à caractère personnel », les Fondations entendent des informations qui se rapportent à une personne physique déterminée ou déterminable.

Par «traitement», les Fondations entendent tout traitement des données à caractère personnel, quels que soient les moyens et procédures utilisés, notamment l’acquisition, le stockage, l’utilisation, la modification, la divulgation, l’archivage ou la suppression des données à caractère personnel.

Pour certains traitements de données, par ex. pour l’application ou plate-forme web proposée par les Fondations ou en relation avec le travail médiatique, d’autres déclarations de confidentialité ou dispositions peuvent s’appliquer (par ex. les conditions générales ou les conditions d’utilisation). Celles-ci sont disponibles sur les sites Internet correspondants, dans l’application ou sur la plate-forme web.

1.1 Conditions générales

Le point 6 des conditions générales (CG) de la fondation respective, version de janvier 2022, comprend des informations générales sur la protection des données, notamment dans le cadre de l’exécution du contrat.

1.2 Sécurité des données

Les Fondations sont notamment tenues de protéger votre vie privée par l’obligation de garder le secret et le droit à la protection des données, conformément au droit applicable. A cette fin, les Fondations prennent un certain nombre de mesures, comme la mise en place de mesures de sécurité techniques et organisationnelles (par ex. utilisation de pare-feu, mots de passe personnels et technologies de cryptage et d’authentification, restrictions d’accès, sensibilisation et formation des collaborateurs).

2. Cadre de traitement

2.1 Catégories de données à caractère personnel

Les Fondations peuvent, selon les produits et services

des Fondations que vous utilisez, traiter les catégories suivantes de données à caractère personnel. Les Fondations traitent aussi peu de données à caractère personnel que nécessaire.

2.1.1 Preneurs de prévoyance anciens, existants et potentiels

Les Fondations traitent des données à caractère personnel de preneurs de prévoyance anciens, existants et potentiels (ou personnes intéressées). Elles entendent par-là notamment ce qui suit :

• Données de base et de portefeuille, par ex. nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail, date de naissance, nationalité, numéro et durée de contrat, données d’identification et d’authentification telles que le login pour les applis et la plateforme internet, documents pour déterminer l’identité du client tels que pièce d’identité ou passeport, information sur le compte, le dépôt, paiement pour des sur les opérations courants et réalisées, contrats, produits, services actuels ou clos ou données sur des tiers comme le tels que conjoint, partenaire ou membre de la famille, les mandataires et bénéficiaires qui sont également concernés par le traitement des données.
• Domicile fiscal et, le cas échéant, autres informations et documents pertinents en matière fiscale.
• Données sur les transactions ou sur l’ordre et la gestion du risque, par ex. informations sur les bénéficiaires en cas de décès, contreparties et banques tierces pour les virements, informations sur votre activité indépendante / salariée, sur votre état civil, sur votre profil de risque et de placement et sur les produits de placement que vous avez demandés, sur les raisons d’un retrait anticipé, les modifications de l’ordre des bénéficiaires, sur les cas de fraude, demandes, conseils, entretiens, correspondance papier ou électronique.
• Donnés personnelles sensibles, par ex. donnés biométriques afin d’identifier la personne concernée au téléphone parmi la reconnaissance vocale.
• Le cas échéant, enregistrements des appels téléphoniques passés entre vous et les Fondations.
• Données marketing comme les besoins, domaines d’intérêt, souhaits, préférences, indications sur l’utilisation des produits et services, ou canaux de contact et de communication.
• Données techniques, p.ar ex. identifiants internes et externes, numéros de dossier, adresses IP, enregistrements des accès ou modifications.
• Le cas échéant, données personnelles particulièrement sensibles, par ex. données sur l’invalidité.

2.1.2 Données des visiteurs

Les Fondations traitent les données des visiteurs (c’est-à-dire des visiteurs notamment des agences de la Zürcher Kantonalbank ou des sites Internet de la Zürcher Kantonalbank et des Fondations). Les Fondations entendent par-là notamment ce qui suit :

• Données de base et de portefeuille, par ex. nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale, date de naissance.
• Le cas échéant, enregistrements des appels téléphoniques passés entre vous et les Fondations.
• Données techniques, par ex. identifiants internes et externes, adresses IP, enregistrements d’accès ou modifications.
• Données marketing comme les besoins, souhaits, préférences, interaction.
• Données qui nous sont transmises suite à votre visite sur nos sites Internet ou que vous nous transmettez (p. ex. via un formulaire).

2.2 Durée du stockage

La durée du stockage des données à caractère personnel est définie en fonction des obligations légales de conservation ou de la finalité du traitement des données en question.
 

En général, les Fondations conservent les données à caractère personnel pendant la durée de la relation commerciale ou du contrat, puis pendant dix ans au plus (selon le fondement juridique applicable). Cela correspond à la période pendant laquelle il est possible de faire valoir des droits de recours contre les Fondations. Des procédures judiciaires ou réglementaires en cours ou à prévoir peuvent entraîner un stockage au-delà de ce délai.

2.3 Finalité

Les Fondations peuvent traiter les données à caractère personnel décrites au point 2.1 afin d’exécuter ses propres prestations, ainsi qu’à des fins propres ou prévues par la loi. Elle entend par là notamment ce qui suit :

• Procédures d’admission des clients vérification du client, conclusion, exécution, traitement et gestion de la relation commerciale et des produits et services des Fondations ainsi que des produits de placement demandés par le client (par ex. communication, confirmation d’identité, évaluation de la demande, planification financière, paiements, factures, comptes, placement, prévoyance, succession et assurance, e-finance, service client, communication).
• Statistiques, planification ou développement de produits, décisions commerciales (par ex. calcul des indicateurs d’utilisation des services, taux d’occupation, analyses de transactions, développement d’idées pour de nouveaux produits, services, produits de placement, procédures, technologies, systèmes et rendements ou évaluation ou amélioration et contrôle de ceux existants).
• Suivi et gestion des risques, contrôle de transaction, ouverture de transaction, exécution des transactions dans les temps (par ex. lutte contre la fraude, profils de placement, risques de marché ou opérationnels et formations systèmes, collaborateurs et produits).
• Marketing, étude de marché, entretien de la relation client, récupération de client, suivi complet, conseil et information sur l’offre de services, préparation et prestation de services sur mesure (par ex. marketing direct, publicité imprimée et en ligne, événements pour les clients, les personnes intéressées ou événements culturels, concurrence, sponsoring, jeux concours, évaluation de la satisfaction des clients, des futurs besoins ou comportements des clients ou évaluation d’un potentiel clientèle, marché ou produit).
• Obligations légales ou réglementaires de vérification, de renseignements, d’information ou d’annonce auprès des tribunaux, autorités, exécutions des décisions administratives (par ex. vérification de l’identité, décisions de la FINMA, des ministères publics, en lien avec la prévention des fraudes et du blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ou pour l’enregistrement et la surveillance de la communication).
• Préservation des intérêts et garantie des droits des Fondations en cas de créances vis-à-vis des Fondations ou des preneurs de prévoyance ou des bénéficiaires, et maintien de la sécurité des preneurs de prévoyance, bénéficiaires et collaborateurs.
• Exploitation du site Internet (p. ex. pour l’administration technique et la mise à jour des pages Internet.
• D’éventuelles autres finalités dont les Fondations vous informeront.

2.4 Origine

Afin de remplir les objectifs énumérés au point 2.3, les Fondations peuvent collecter des données à caractère personnel auprès des sources suivantes :

• Données à caractère personnel qui ont été communiquées aux Fondations, par ex. dans le cadre de l’ouverture d’une relation commerciale, lors d’un entretien de conseil à la Zürcher Kantonalbank, les échanges avec la Zürcher Kantonalbank ou les Fondations, pour des produits et services des Fondations ou sur les sites Internet et les applications de la Zürcher Kantonalbank et des Fondations. Hors obligation légale, veuillez ne communiquer aux Fondations des données personnelles de tiers que si ces tiers ont été préalablement informés de la présente déclaration de confidentialité.
• Données à caractère personnel qui sont générées en raison de l’utilisation de produits ou services et qui sont transmises aux Fondations par le biais de l’infrastructure technique ou de processus basés sur la division du travail (par ex. sur les sites Internet des Fondations, sur l’application, sur la plate-forme, dans le trafic des paiements, concernant les investissements ou la liquidation de titres ou dans le cadre de la collaboration avec d’autres prestataires financiers ou informatiques ou des marchés et bourses).
• Données à caractère personnel provenant de sources tierces, par ex. des banques correspondantes dans le trafic des paiements, marchands d’adresses, autorités, sociétés du groupe de la Zürcher Kantonalbank ou listes de sanctions de l’ONU, du SECO et de l’UE.
• Données à caractère personnel accessibles au public, par ex. sur Internet, dans les médias, dans les registres officiels tels que registre foncier ou du commerce.

2.5 Bases du traitement des données à caractère personnel 

En fonction des produits et services que vous fournissent les Fondations ou de la finalité du traitement des données à caractère personnel, le traitement des données repose sur la base suivante :

• Introduction, conclusion ou exécution d’un contrat ou d’une relation commerciale avec vous ou pour la réalisation des obligations des fondations découlant de ce contrat ou de cette relation commerciale (et mesures précontractuelles nécessaires), par ex. pour les paiements, les factures, les comptes, les placements, la prévoyance, la succession et l’assurance, l’e-finance, le service clientèle.
• Le cas échéant, pour préserver les intérêts légitimes des fondations, par ex. statistiques, décisions commerciales ; suivi et gestion des risques, contrôle de transaction ; marketing, étude de marché, suivi complet, conseil et information sur l’offre de services, préparation et prestation de services sur mesure, dans la mesure où aucune opposition n’a été formulée ; préservation des intérêts et garantie des droits des fondations, des preneurs de prévoyance/bénéficiaires et collaborateurs.
• Le cas échéant, pour remplir les obligations légales ou réglementaires des Fondations ou pour accomplir des actes dans l’intérêt public, par ex. la loi sur le blanchiment d’argent, la loi sur les lettres de gage, les lois fiscales (voir également les informations relatives aux conventions fiscales et l’échange de renseignements avec les autorités).
• Le cas échéant, sur la base de votre consentement*.

* Les consentements qui sont obtenus pour d’autres raisons, par ex. sur la base de la disposition concernant l’obligation de garder le secret de l’art. 86 de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP) ne sont pas affectés par le présent chapitre.

2.6 Obligation de fournir des données à caractère personnel

Si les données à caractère personnel que les Fondations traitent afin de remplir des obligations légales ou réglementaires ou pour introduire, conclure ou exécuter un contrat ou une relation commerciale avec vous sont indispensables, il peut arriver que les Fondations ne vous acceptent pas en tant que preneur de prévoyance, ne puissent pas vous fournir de services ou vous proposer de produits si elles ne peuvent pas traiter ces données à caractère personnel. Dans ce cas, les Fondations vous informeront en conséquence.

2.7 Existence d’une décision individuelle automatisée au cas par cas, comprenant le profilage

Les Fondations se réservent le droit d’analyser et d’évaluer les données du preneur de prévoyance (y compris les données des tiers également concernés, cf. point 2.1) de manière automatisée à l’avenir, afin d’identifier des caractéristiques personnelles importantes du preneur de prévoyance ou de prédire des évolutions et d’établir des profils de clients. Celles-ci servent en particulier à la vérification et au traitement des opérations (par ex. en lien avec l’établissement d’une stratégie de placement, les profils de risque, la lutte contre le blanchiment d’argent, les abus et les fraudes, et la sécurité informatique) et à fournir des conseils individuels et à rendre disponibles des offres et informations (par ex. marketing, développement et amélioration de produits afin que vous ne receviez que des offres correspondant à vos intérêts) que les Fondations et les filiales de la Zürcher Kantonalbank mettent éventuellement à disposition du preneur de prévoyance.

A l’avenir, les profils de clients pourront aussi conduire à des décisions individuelles automatisées, par ex. afin d’accepter et exécuter automatiquement des ordres du preneur de prévoyance dans l’eBanking.

Les Fondations s’assurent qu’un interlocuteur adapté est disponible si le preneur de prévoyance souhaite s’exprimer au sujet d’une décision individuelle automatisée et cette possibilité d’expression est prévue par la loi.

2.8 Catégories de destinataires prévus, garanties et divulgation à l’étranger

2.8.1 Destinataire

Au sein des Fondations ou de la Zürcher Kantonalbank, qui sont chargées de la direction des Fondations, seuls les services qui ont besoin de vos données à caractère personnel pour introduire, conclure ou exécuter un contrat ou une relation commerciale, en raison d’obligations légales ou réglementaires ou pour accomplir des actes dans l’intérêt public, ont accès à vos données à caractère personnel.

Les Fondations ne communiquent les données du preneur de prévoyance à des tiers que dans les cas suivants, en fonction du type de services et produits de placement achetés :

• Pour exécuter les ordres, c’est-à-dire pour utiliser les services et produits, par ex. aux destinataires du paiement, bénéficiaires, mandataires, intermédiaires et banques correspondantes, offices de clearing, en tout cas d’autres parties prenantes d’une transaction, prestataires (par ex. Swisscom), bourses ou marchés.
• Avec le consentement du preneur de prévoyance, aux sociétés du groupe de la Zürcher Kantonalbank à des fins de suivi complet du client et pour externalisation.
• En raison d’obligations légales, de justifications légales ou de décisions administratives, par ex. à des tribunaux ou autorités de poursuite judiciaire et de surveillance ou dans la mesure où c’est nécessaire, afin de préserver les intérêts légitimes des Fondations en Suisse et à l’étranger. Ce dernier point est notamment pertinent si le client menace de ou a introduit une action judiciaire ou tient des déclarations publiques contre les Fondations, afin de garantir les droits des Fondations vis-à-vis du preneur de prévoyance ou d’un tiers, lors du recouvrement de créances des Fondations vis-à-vis du preneur de prévoyance ou des bénéficiaires et pour rétablir le contact avec le client après une interruption auprès des autorités suisses compétentes.

Les prestataires sont des tiers qui traitent des données à caractère personnel pour le compte et aux fins des Fondations, par ex. prestataires informatiques, marketing, étude de marché, de distribution ou de communication, entreprises de logistique, imprimeurs, prestataires financiers, entreprises de recouvrement, organismes de lutte contre la fraude ou sociétés de conseil, fournisseurs d’information et de cybersécurité. Si des données à caractère personnel sont communiquées à un prestataire, celui-ci ne peut traiter les données à caractère personnel reçues que comme les Fondations le feraient. Les Fondations sélectionnent soigneusement ses prestataires et les obligent par contrat à garantir la confidentialité, l’obligation de tenir le secret en Suisse et la sécurité des données à caractère personnel.

2.8.2 Lieu de divulgation des données

Le lieu de divulgation des données dépend du type de produit ou de service revendiqué. Les Fondations procèdent à l’émission, au rachat et à la conservation de titres au nom du client. Dans ce cadre, il se peut que pour des raisons de droit étranger et de dispositions contractuelles, les Fondations ou la Zürcher Kantonalbank chargée de la direction par les Fondations soient contraintes de révéler pour qui elles travaillent. Cela peut signifier que les Fondations ou la Zürcher Kantonalbank chargée de la direction par les Fondations devront peut-être communiquer le nom de certaines personnes, ainsi que des informations et des documents aux autorités et aux entreprises à l’étranger ou en Suisse. Il convient à cet égard de veiller à ce que le traitement et la conservation aient lieu si possible dans des Etats tiers. Les obligations de divulgation varient d’un pays à l’autre. En outre, à tout moment, de nouvelles obligations de divulgation peuvent apparaître ou des obligations existantes peuvent être modifiées.

Vous avez déjà reçu de plus amples informations sur le lieu de divulgation de données personnelles en rapport avec les titres (cf. Conditions générales).

2.8.3 Garanties

Si des données à caractère personnel sont exceptionnellement divulguées dans des Etats où le niveau de protection des données n’est pas suffisant, les Fondations obligent le destinataire à respecter le niveau de protection des données approprié en lui faisant signer des clauses contractuelles standard reconnues ou s’appuient sur une disposition légale exceptionnelle (par ex. la conclusion ou le traitement d’un contrat, la défense des intérêts publics essentiels, l’imposition de droits juridiques, votre consentement). Une copie des clauses contractuelles standards peut être obtenue gratuitement auprès des Fondations.

3. Droits

Vous disposez d’un droit d’information, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, le cas échéant, d’un droit à la portabilité des données. Par ailleurs, il existe un droit de recours auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données compétente (cf. point 5).

La Fondation de prévoyance Epargne 3 de la Zürcher Kantonalbank ou la Fondation de libre passage de la Zürcher Kantonalbank reçoivent les demandes d’information par écrit, accompagnées d’une copie bien lisible d’une pièce d’identité officielle valide (par ex. passeport, carte d’identité, permis de conduire). Les coordonnées sont fournies à la section 5.

Les droits d’effacement et d’opposition sont des droits illimités. Au cas par cas, il est possible que des intérêts supérieurs rendent la poursuite du traitement indispensable. Les Fondations examinent chaque cas particulier et vous communiquent le résultat. Si des données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, votre droit d’opposition s’étend également au marketing direct, y compris au profilage à des fins marketing. Vous pouvez vous opposer à tout moment au marketing direct en le notifiant aux Fondations (cf. point 5).

Vous pouvez révoquer à tout moment le consentement éventuellement accordé aux Fondations pour le traitement des données à caractère personnel. Veuillez noter que le retrait de votre consentement ne prend effet qu’à l’avenir.

Les traitements qui ont eu lieu avant la révocation ne sont pas concernés.

Si les Fondations ne correspondent pas à vos attentes en matière de traitement des données à caractère personnel, si vous souhaitez vous plaindre des pratiques des Fondations en matière de protection des données ou si vous voulez exercer vos droits, veuillez en informer les Fondations (cf. point 5). De cette manière, les Fondations pourront entre autres examiner votre problème et, le cas échéant, s’améliorer. Afin d’aider les Fondations à répondre à votre requête, vous êtes prié d’adresser une demande aussi claire que possible. Les Fondations examineront et répondront à votre requête dans un délai raisonnable.

4. Modifications des données à caractère personnel    

Les Fondations sont tenues de traiter des données à caractère personnel exactes et de les tenir à jour. Veuillez informer les Fondations de toute modification de vos données à caractère personnel.

5. Coordonnées et exercice de vos droits

Les Fondations sont responsables du traitement des données à caractère personnel :

Vorsorgestiftung Sparen 3 der Zürcher Kantonalbank
Postfach 8010
8001 Zürich

Freizügigkeitsstiftung der Zürcher Kantonalbank

Bahnhofstrasse 9
8001 Zürich

Vous pouvez adresser vos questions d’ordre général, suggestions et remarques à votre conseiller à la clientèle ou au support client.

Vous pouvez adresser autres questions concernant la protection des données à l’adresse suivante :

Vorsorgestiftung Sparen 3 der Zürcher Kantonalbank, Datenschutz, Postfach, 8010 Zürich ou Freizügigkeitsstiftung der Zürcher Kantonalbank, Datenschutz, Postfach, 8010 Zürich ou Ursula Wiedmer, Rechtsanwältin, Postfach 51, 8408 Winterthur (Datenschutzberaterin der Freizügigkeitsstiftung).

Si vous n’êtes pas satisfait de la réaction des Fondations, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données.

6. Version de la déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité a été rédigée en novembre 2019 et sa dernière mise à jour date de avril 2024. Elle décrit le traitement des données à caractère personnel par les fondations en général. La présente déclaration de confidentialité ne fait pas partie intégrante du contrat entre les fondations et vous. Les fondations se réservent le droit de modifier, s’il y a lieu, la présente déclaration de confidentialité. En cas de modification, vous serez informé de manière appropriée, selon le moyen de communication habituellement utilisé avec vous, par ex. via le site Internet zkb.ch.